IP Box koszty nexus

Aby poprawnie wyliczyć dochód do opodatkowanie 5% podatkiem Ip Box, wpierw musimy wyliczyć współczynnik nexus, który opiera się na obliczeniu kosztów. Jakie zatem koszty można uwzględnić w nexus, a co jest z góry wykluczone?

Przy wyliczaniu wskaźnika nexus można uwzględnić tylko koszty bezpośrednie, czyli takie, które w sposób bezpośredni przekładają się na uzyskanie przychodu z danego prawa własności intelektualnej (kwalifikowane IP). Nie można zaś uwzględnić kosztów pośrednich. Przy należy mieć na uwadze, że dla celów Ip Box, wskaźnika nexus koszty bezpośrednie i pośrednie nie są tym samym, co w znaczeniu ogólnych zasad podatkowych. Ponadto, to co jest kosztem pośrednim u jednej osoby, u innej może być kosztem bezpośrednim w nexus, działalności badawczo-rozwojowej.

IP BOX jakie koszty można uwzględnić w nexus?

W kontekście IP Box, wyróżniamy dwa rodzaje kosztów:

1. koszty, o które pomniejsza się przychód z Ip box – mające związek z przychodem z kwalifikowanego IP.
2. koszty brane pod uwagę przy wyliczeniu współczynnika nexus, o którym napisaliśmy w tekście: Co to jest wskaźnik nexus i jak go obliczyć?

Rozróżnienie tych kosztów jest bardzo istotne, ponieważ niektóre mogą być uwzględnione tylko w kosztach obliczania dochodu IP, a nie podlegają pod nexus (np. koszty pośrednie), inne z kolei można wykazać w nexusie, ale nie podlegają odliczeniu od przychodu z ip box (np. koszty sfinansowane z dotacji), a są i takie, które można przyporządkować do obu tych grup.

W tym tekście skupimy się na kosztach nexus, natomiast drugi rodzaj kosztów został poruszony w artykule: Jak obliczyć dochód dla celów IP BOX?.

Do kosztów nexus można zaliczyć koszty, które wykazują bezpośredni związek z :

• wytworzeniem/rozwojem/ulepszeniem kwalifikowanego IP w ramach prowadzonej

działalności badawczo-rozwojowej,

• dochodami uzyskanymi z kwalifikowanego IP.

Kosztami nexus są między innymi:

• wydatki związane z zatrudnieniem pracowników (w tym składki zus) przy projektach badawczo rozwojowych –  na podstawie umowy o pracę, zlecenie, dzieło (również składki na ubezpieczenie społeczne). Takie wydatki przynależą do litery “a” we wzorze nexus.
• wydatki związane z zawarciem umowy cywilnoprawnej –  z podmiotem prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą (np. umowy B2B). Takie wydatki należy ując w literze “b” lub “c”, ponieważ jest to nabycie wyników prac BR.
• wydatki związane z nabyciem usługi od innego podmiotu, np. B2B, jeśli w wyniku umowy następuje przeniesienia prawa własności intelektualnej pomiędzy podmiotami, wówczas koszty. Takie wydatki ujmuje się w literze “d” w nexusie.

Koszty należy wykazać w:

• KPIR – gdzie ujmujemy wszystkie koszty z działalności gospodarczej,
• Ewidencji Ip Box – gdzie ujmujemy tylko koszty związane z tą preferencją podatkową

Koszty sfinansowane z dotacji i składki ZUS też można uwzględnić

Pomimo że wydatki sfinansowane z dotacji nie podlegają zaliczeniu w koszty w przypadku podstawowej działalności, jak i przy obliczaniu dochodu z kwalifikowanego IP, to mogą one być uwzględnione przy wyliczaniu wskaźnika nexus. 

W objaśnieniach MF czytamy, że koszty (np. sfinansowane z dotacji) zostały faktycznie poniesione, dlatego można je wykazać w nexusie, ponieważ warunkiem ich ujęcia jest rzeczywiste poniesienie kosztów. Co jest spełnione w tym przypadku. Kluczowe jest to, że przedsiębiorca najpierw te koszty rzeczywiście poniósł i nie ma tutaj znaczenia ich późniejszy zwrot.

Drugim rodzajem kosztów, który można uwzględnić w kosztach nexus są składki ZUS płacone przez przedsiębiorcę na siebie, np. w jednoosobowej działalności, jeśli są one księgowane w KPiR, a nie odliczane od dochodu.

Koszty dla wskaźnika nexus w praktyce

W ustawie ani w Objaśnieniach Ministerstwa nie podano wprost, jakie koszty można wykazać w nexusie, poza informacją, czego nie można. Istotne jest, aby dany koszt w sposób bezpośredni przekładał się na powstanie kwalifikowanego IP.

Indywidualne interpretacje podatkowe zezwoliły, aby w koszty nexus zaliczyć np:

• sprzęt komputerowy, tablet,
• licencje na oprogramowanie,
• wydatki na Internet,
• telefon, tablet,
• koszty strony www,
• usługi księgowe, doradcze,
• materiały biurowe,
• literaturę i szkolenia branżowe,
• leasing, amortyzację samochodu,
• rower,
• wyposażenie biura,
• sprzęt elektroniczny,
• wydatki związane z eksploatacją samochodu,

– pod warunkiem, że mają one bezpośredni związek z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej.

Jeśli poniesione koszty służą zarówno do prac nad kwalifikowanym IP, jak i podstawowej działalności, koszty do nexusa można obliczyć na podstawie proporcji, w jakiej przychód z kwalifikowanego IP pozostaje do całego przychodu z działalności lub liczby godzin poświęconych na pracę nad IP w stosunku do całkowitej liczby godzin. Każdy koszt musi ponadto dokładnie wyodrębniony i przyporządkowaniu pod odpowiedni przychód w Ip Box.

Uwaga! Podane powyżej koszty zostały wskazane w oparciu o pozytywne interpretacje indywidualne, co oznacza, że dla konkretnego przypadku Dyrektor KIS uznał za słuszne zaliczenie przytoczonych wyżej kosztów do nexusa. Jednak interpretacje indywidualne rozstrzygają jedynie przypadek wnioskującego, nie są oficjalnym źródłem prawa. Dlatego najlepiej każdorazowo wystąpić z wnioskiem o udzielenie interpretacji podatkowej dla swojej sytuacji. A wtedy będziemy mieć pewność, co możemy zaliczyć do kosztów i urząd nie będzie mógł tego podważyć.

Nie ponosisz praktycznie żadnych kosztów w działalności i wychodzi Ci zerowy nexus?
Przeczytaj: Programista bez kosztów i zerowy nexus – czy może skorzystać z Ip Box?

A jakich kosztów nie można uwzględnić w nexusie IP Box?

W kosztach nexus nie mogą być uwzględnione koszty, które nie mają bezpośredniego związku z kwalifikowanym IP, czyli z jego wytworzeniem, rozwinięciem, czy ulepszeniem. Są to m.in.:

• odsetki,
• opłaty finansowe – jak np. opłaty za prowadzenie rachunku, za przelewy.
• koszty związane z nieruchomościami  – jak np. na jej nabycie, utrzymanie, amortyzację  –  nawet, jeśli prowadzone są w nich prace rozwojowe i wytwarzane kwalifikowane IP.

Sprawdź również: Księgowość dla programistów – jak wybrać nalepsze miejsce aby rozliczać swoją działalność?

W nexusie nie możemy również uwzględnić kosztów pracy własnej, ponieważ przedsiębiorca nie ponosi w tym przypadku faktycznie, “fizycznie” żadnych wydatków, co jest jednym z warunków podlegania kosztów pod nexus. 

W nexus nie uwzględnimy również kosztów pośrednio związanych z kwalifikowanym IP. Takie koszty można odliczyć od przychodu, przy uwzględnianiu dochodu z IP Box.